NACHA Healthcare: Preguntas frecuentes

El 10 de enero de 2012, el Departamento de Salud y Servicios Sociales de los Estados Unidos (HHS) publicó la Simplificación administrativa: adopción de estándares para la transferencia electrónica de fondos de la atención médica (EFT). El estándar de esta directiva pasó a ser definitivo el 10 de julio de 2012.

Los estándares definidos como "EFT para la atención médica" son transacciones en conformidad con la HIPAA por primera vez.

Sí, el estándar identificó la Clase de Entrada Estándar (SEC) CCD+ de NACHA como el método de pago acordado.

El estándar de EFT solicita varios cambios para ser considerado una EFT para la atención médica. Concretamente, al usar CCD + SEC, debe haber por defecto una línea de información adicional de remesas incluida con el pago, o "adenda". La información de la adenda debe incluir el segmento de datos TRN ANSI ASC X12 ubicado en la posición TRN 02, que comunica el TRN utilizado por el proveedor de atención médica para hacer coincidir el pago con los datos de la remesa (hacer coincidir los dólares con un identificador de la EOB/ERA). Además, los estándares exigen al banco receptor (por ej., RDFI) poner a disposición esta reasociación de datos a más tardar el segundo día bancario desde la apertura de las operaciones a partir de la fecha de liquidación de la transacción.

No. Al 1 de enero de 2014, a los planes de salud (por ej., las compañías de seguros) y los proveedores médicos (por ej., médicos, hospitales y clínicas) no se les prohíbe utilizar otras redes como giros, redes de pago con tarjeta, etc. Sin embargo, si un proveedor le solicita a un plan de salud realizar las EFT a través de la red CCA, el plan de salud está obligado a hacerlo. Independientemente de la red utilizada, el plan de salud debe hacer todo lo posible para garantizar que la reasociación entre el pago y el aviso de remesas pueda ser automatizada por los proveedores.

Los cambios en las EFT específicas de la atención médica entraron en vigencia el 20 de septiembre de 2013.

Los detalles de las normas operativas de NACHA y los estándares CCD+ están siendo perfeccionados para ajustarse a las normas operativas de la atención médica. Para cumplir con estas nuevas normas y ser considerado el pago de una reclamación de la atención médica, la transacción y los datos deben acatar los siguientes requisitos:

1. La transacción de un pago CCA debe ser una entrada CCD+ (la EFT para la atención médica debe incluir un registro de adenda). 
2. La descripción de ingreso de la compañía debe decir "HCCLAIMPMT". 
3. Las plataformas de procesamientos de CCA del banco deben reconocer una unidad "terminadora"; antes este símbolo era "\"; para las EFT para la atención médica existe un símbolo que también era aceptado: "~". 
4. La norma también exige que los bancos deben ofrecer al menos un método seguro para comunicar estos datos. 
5. El registro "7" adenda de los CCD) debe incluir el segmento de datos TRN ANSI ASC X12 ubicado en la posición TRN 02, que comunica el TRN utilizado por el proveedor de atención médica para hacer coincidir el pago con los datos de la remesa (hacer coincidir los dólares con un identificador de la EOB/ERA). 
6. El banco receptor (por ej., RDFI) debe poner a disposición esta reasociación de datos a más tardar el segundo día bancario desde la apertura de las operaciones a partir de la fecha de liquidación de la transacción.

Si los receptores y originadores de CCA son médicos, profesionales de la salud, hospitales, sistemas de salud, etc., esto es lo que debe saber:

1. Todos los planes de salud están obligados a cumplir con los estándares de formato para EFT y ERA y deben estar preparados para pagar a través de CCA si así lo solicita un proveedor.
2. CCD + adenda de NACHA se utilizarán como estándares para transferir pagos EFT.
3. Los planes de salud están obligados a incluir el número de TRN en los pagos y los datos asociados para poder vincularlos con los avisos electrónicos o ERA.
4. Todos los pagos EFT de un plan de salud deben contener un identificador único que señale que se encuentran en el área de la atención médica (usar "HCCLAIMPMT" en el campo de la descripción de ingreso de la compañía).
5. Si el pago a los proveedores se realiza con cheque, no es necesario hacer ningún cambio.
6. Si el pago se realiza mediante una EFT, pero el aviso se envía con una Explicación de beneficios (EOB) impresa, no es necesario hacer ningún cambio.

La norma exige que si un proveedor le solicita a un plan de salud realizar las EFT a través de la red CCA, el plan de salud está obligado a hacerlo. Nos hemos percatado de que varios planes en el mercado se han actualizado y cumplen con los estándares. BB&T puede procesar los desembolsos salientes a través de la red CCA. Como los estándares estarán firmemente instalados a más tardar el 20 de septiembre de 2013, probablemente se produzca un aumento en las adopciones y solicitudes de los proveedores para recibir los pagos de reclamaciones de la atención médica a través de EFT. Por lo tanto, le aconsejamos que revise los procesos y procedimientos para informar a los proveedores médicos cómo comunicarle que quieren comenzar a recibir pagos a través de EFT.

Para conocer más detalles, vaya a healthcare.nacha.org/nacharuleshealthcarehttps://healthcare.nacha.org/nacharuleshealthcare (opens in a new tab).

1. Puede solicitar a las instituciones financieras que le suministren cualquier información relacionada con el pago de la atención médica, incluido el TRN, bajo su petición y de manera segura. BB&T está listo para encargarse de sus solicitudes.
2. Como proveedor, puede solicitarle a un plan de salud que le pague electrónicamente y no de forma impresa. Esta es su decisión mientras evalúa las formas de registrar sus reclamaciones de manera más eficiente. El plan de salud debe hacer todo lo posible no solo para realizar el pago de manera electrónica sino también para garantizar una fácil reasociación con el aviso de remesas.
3. No es necesario hacer ningún cambio si continúa recibiendo pagos impresos y/o avisos de remesas impresos.
4. Si actualmente no recibe pagos electrónicos a través de BB&T, pero le gustaría explorarlos como una opción de pago, comuníquese con su representante de BB&T para obtener ayuda.

Como institución financiera receptora de depósitos (RDFI), BB&T está listo para cumplir con todos los aspectos de los estándares y sus normas asociadas. BB&T ofrecerá información relacionada con el pago a pedido de nuestros clientes receptores (proveedores médicos).

Conforme las normas, los bancos receptores están obligados a poner a disposición los datos del TRN a más tardar el segundo día bancario desde la apertura de las operaciones a partir de la fecha de liquidación de la transacción.

Actualmente, BB&T no cobra ningún cargo por este servicio adicional de informe de datos. Sin embargo, puede haber cargos asociados con la aceptación de transacciones CCA entrantes. Consulte sobre este tema a su Asesor de Tesorería de Soluciones de Pago.

Debe comunicarse con las diferentes compañías de seguros asociadas que le procesan y pagan reclamaciones a fin de determinar el método más adecuado y sencillo de comunicar que le gustaría comenzar a recibir sus pagos de manera electrónica a través de la red CCA. Independientemente de quién sea la aseguradora, BB&T presentará el pago y la información relacionada conforme al estándar de pagos de la atención médica mediante EFT.

Junto con estas nuevas normas, el séptimo campo del registro del encabezado de clasificación de la compañía (también conocido como "el quinto registro") es conocido como el campo de "Descripción de ingreso de la compañía" e indicará que se trata del pago de una reclamación de atención médica. Este campo es obligatorio (debe tener datos), puede ser alfanumérico y tener 10 caracteres como máximo. El objetivo de este campo es ofrecer una descripción de la transacción a la entidad receptora. Los nuevos estándares de EFT para la atención médica exigen que la descripción sea "HCCLAIMPMT".

Las normas sostienen que la entrada de CCD que corresponde a una EFT para la atención médica debe incluir un registro de adenda. Además, el indicador de adenda se debe completar con un "1". Por lo tanto, al completar con un "1", debe haber un registro de adenda. Las entradas de CCD que son transacciones de EFT para la atención médica deben contener el segmento de datos TRN ANSI ASC X12 que comunica el número de rastreo de reasociación utilizado por el proveedor de atención médica para hacer coincidir el pago con los datos de la remesa. (ANSI es el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares; ASC es el Comité de Estándares Acreditados)

• Identificador de segmento de datos (siempre "TRN"; en los ejemplos que aparecen a continuación se indica como "TRN")
• TRN01 - Tipo de código de registro (un carácter como mínimo, dos caracteres como máximo; campo obligatorio; en los ejemplos que aparecen a continuación, se indica como "1")
• TRN02 - Identificación de referencia (número de reasociación; un carácter como mínimo, 50 caracteres como máximo; campo obligatorio; en los ejemplos que aparecen a continuación, se indica como "12345")
• TRN03 - Identificador de compañía de origen (identificador del pagador; debe tener exactamente 10 caracteres como mín./máx.; campo obligatorio; en los ejemplos que aparecen a continuación, se indica como "1512345678")
• TRN04 - Identificación de referencia (un carácter como mínimo, 50 caracteres como máximo; campo situacional; en los ejemplos que aparecen a continuación, se indica como "99999")
• Por ejemplo: TRN*1*12345*1512345678*99999\
• Por ejemplo: TRN*1*12345*1512345678*99999~

Las plataformas de procesamientos de CCA del banco deben reconocer una unidad terminadora. En el pasado, el símbolo universalmente aceptado para indicar la finalización de un registro era una barra invertida (\). Sin embargo, con los nuevos estándares de EFT para la atención médica, las normas exigen que los bancos también acepten el símbolo de la tilde (~). Las plataformas de procesamiento de CCA de BB&T fueron actualizadas para admitir tanto el uso de la barra invertida estándar, que se utilizaba en el pasado como unidad terminadora, como también el símbolo de la tilde.