Lucha contra los pagos fraudulentos

Un riesgo en crecimiento

La cantidad de pagos fraudulentos, que van desde estafas por correo electrónico hasta la vulneración de los departamentos de cuentas a pagar y estafa de los empleados, continúa creciendo a un ritmo alarmante. El costo a las empresas estadounidenses y a los clientes totalizan miles de millones de dólares por año.

Estas son algunas de las mejores medidas para proteger su empresa.

Sistemas informáticos y transacciones por Internet

  • Instalar un cortafuegos específico y con administración activa
  • Usar y actualizar regularmente un software antivirus y de detección de programas espía, así como también parches de seguridad en todos los sistemas informáticos
  • Realizar las actividades bancarias desde una computadora independiente, reforzada y bloqueda
  • Limitar los derechos administrativos de la computadora
  • Acceder solo a sitios web de empresas de confianza durante la banca por Internet para evitar descargar accidentalmente programas maliciosos o con virus
  • Evitar todos los canales de medios sociales desde las computadoras de la empresa
  • Establecer procedimientos para identificar y aislar computadoras en red infectadas con programas maliciosos y hacer reparar por completo las computadoras infectadas antes de usarlas nuevamente para las transacciones por Internet
  • Solicitar dos o más usuarios para crear, revisar y liberar pagos y establecer límites de cuenta

Pago electrónico

  • Configurar límites de pago individuales adecuados para el usuario y usar un monto máximo en dólares por transacción para iniciar y autorizar transferencias electrónicas y otras transferencias de fondos
  • Revisar los procedimientos de la Cámara de Compensación Automatizada (CCA) y las transferencias electrónicas de manera regular para asegurarse de que los derechos del usuario satisfagan las necesidades correspondientes
  • Usar Positive Pay CCA, un servicio de administración de efectivo que permite al usuario revisar las excepciones de la ACH y tomar las decisiones de pagar o de devolver partidas
  • Considerar la recepción de pagos CCA a través de un número de cuenta bancario virtual y oculto UPIC y el pago a empleados por medio de tarjetas de débito recargables
  • Implementar la separación de cuentas, conciliar cuentas diariamente e inscribirse para recibir alertas de pago

Correo electrónico

El fraude por correo electrónico empresarial o BEC es un medio común para realizar fraude. Es importante autentificar todas las solicitudes de correo electrónico sospechosas por parte de los superiores, agencias, vendedores y colegas a través de otro canal de comunicación. Limite las instrucciones de transferencia electrónica por fax o por correo electrónico a cualquier persona.

Restrinja el acceso a las cuentas de correo electrónico personal y haga coincidir las solicitudes con facturas conocidas. Pregúntese: "¿Conozco al remitente? ¿Estoy esperando un mensaje de esta empresa? ¿Inicié una acción que podría tener como resultado una respuesta de parte de la organización? ¿Qué clase de cambio está sugiriendo el correo electrónico?"

Pago de cheques

El fraude con cheques es tanto la forma más antigua como la más común de fraude financiero. Los cheques se pueden robar, copiar o alterar. Estas son algunas de las acciones de protección:

  • Conciliar las cuentas diariamente
  • Aislar la auditoría interna de las obligaciones del interventor
  • Considerar cambiar solo a pago electrónico
  • Verificar con otras instituciones la legitimidad de los cheques
  • Proteger su chequera y usar funciones de seguridad
  • Considerar la tercerización del procesamiento de cheques a un vendedor seguro
  • Usar Payee Positive Pay o Positive Pay para comparar cheques presentados con cheques emitidos, con alertas inmediatas en caso de excepciones

Instruya a su personal

Es importante educar a todas las personas de su organización para detectar señales de fraude. Deben comprender el objetivo de los protocolos de seguridad, cómo identificar las situaciones sospechosas y qué hacer cuando surgen anomalías.

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