¿Está su ERP lo suficientemente sola?

Cuatro motivos para integrar la automatización de cuentas por pagar con su ERP

En el mundo actual de condiciones empresariales cambiantes y rupturas del mercado, las empresas están reconociendo los muchos beneficios que tiene la ampliación de la funcionalidad de su Planificación de recursos empresariales (ERP) o sistema contable al integrar otras soluciones que se centran en áreas específicas como las cuentas por pagar por ejemplo.

Los sistemas contables y de ERP son fundamentales para optimizar las operaciones contables y financieras. Siguen siendo el sistema principal de registro y la fuente de información centralizada que abarca todas las funciones de su organización financiera. Usar una ERP sola quizás le funcione a usted. Pero, ¿qué pasaría si tuviera una solución que pudiera optimizar la manera en que trabaja al automatizar todo el proceso, desde procesar las facturas hasta hacer los pagos y compilar informes para el equipo administrativo y los auditores?

Por qué necesita más

A continuación, analizamos los cuatro motivos para integrar una solución de automatización de cuentas por pagar (AP) a su ERP.

1. Mejorar la eficiencia y reducir el uso de papel

Administrar las AP con una ERP sola a menudo requiere de un proceso manual que utiliza papel. Las facturas se envían por correo, fax o correo electrónico, se reenvían y se entregan personalmente al equipo de AP en distintas formas, lo que impone una variedad de desafíos.

  • Facturas extraviadas: genera el riesgo de afrontar penalidades por pago atrasado e insatisfacción del proveedor
  • Registro de auditoría incompleto: un proceso en papel dificulta la conciliación y localización de flujos de trabajo de aprobación e informes de facturas por pagar
  • Mayor riesgo de fraude: sin un proceso de aprobación que se pueda rastrear con autorizadores y aprobadores designados, hay mayor exposición al fraude

Las empresas pueden mejorar la eficiencia y reducir los costos de procesamiento de pagos al habilitar las aprobaciones de facturas y pagos en línea, eliminar la emisión manual de cheques y simplificar los pagos electrónicos. Automatizar el proceso de AP reduce los costos de procesamiento de pagos, mejora la eficiencia y simplifica las operaciones. ¿Qué pasaría si tuviera una solución que pudiera optimizar la manera en la que trabaja?

2. Ampliar e identificar claramente las funciones de usuarios

Las ERP normalmente asignan una función a cada usuario. Esa función que se definió limitará el acceso a ciertas operaciones dentro del sistema. Cuando los usuarios solo pueden ver ciertas partes del proceso, pierden tiempo intentando identificar quién tiene acceso y cómo pueden completar la tarea en cuestión. Además, los aprobadores pueden no tener acceso a todo, lo que interfiere en su capacidad para capturar y rastrear correctamente todo el flujo de trabajo y el avance de la factura y el pago.

Con una solución de automatización de AP, los usuarios pueden ver todo el proceso, desde la recepción de la factura y el estatus de aprobación hasta la realización del pago. Las funciones de usuario claramente definidas eliminan el tiempo que se destina a tareas administrativas costosas.

3. Ganar visibilidad relacionada con las cuentas por pagar

Al hacer pagos a través de distintos métodos, surge la necesidad de acceder a distintas cuentas o áreas del archivo para obtener un saldo de libro mayor (GL) real. Es posible que un usuario tenga que buscar en los estados de cuenta de una tarjeta de crédito, en los estados de cuenta bancarios y en los registros de pago que todavía no se han hecho, y conciliar manualmente todo en una hoja de cálculo. No es tiempo real. Los saldos pueden consolidarse en una hoja de cálculo, pero eso no tiene en cuenta el pago de la tarjeta de crédito que no se procesó, el cheque que no se cobró o el pago CCA programado para la próxima semana. Esto hace muy difícil tomar decisiones e informar correctamente el flujo de caja.

Con una solución de automatización de AP, la actividad de pagos se sincroniza en tiempo real con el saldo del GL de su ERP y ofrece un panorama en tiempo real de los saldos de la cuenta bancaria asociada para todos los métodos de pago, lo que le permite al usuario tomar decisiones informadas sobre el flujo de caja.

4. Incorporar un flujo de caja y un registro de auditoría consistentes

Las facturas a menudo se envían a una organización a través de distintos métodos: fax, correo electrónico, correo postal o entrega en mano. Esto puede derivar en un proceso de aprobación poco claro. La capacidad de tener una auditoría impecable es limitada y no hay reglas definidas por el proveedor que aseguren que reciben el pago mediante el método que ellos prefieren. Además, está la falta de un panorama consolidado de las facturas anteriores y el historial de pago. Una organización puede tener una visión de un flujo de trabajo consistente, pero no existen herramientas que puedan asegurar que se siga todo el tiempo.

Con una solución de automatización de AP, el registro de auditoría puede mejorarse significativamente al permitir que cada tarea se complete y rastree de forma electrónica. La implementación de un flujo de trabajo estándar ofrece la tranquilidad de saber que cada factura y pago recibe la revisión adecuada siempre.

Beneficios de agregar la automatización de AP a su ERP

  • Automatizar la captura de facturas, las aprobaciones y los pagos
  • Eliminar el pago de facturas duplicadas y los errores ocasionados por las entradas de datos manuales
  • Capturar descuentos relevantes
  • Mitigar la exposición al fraude
  • Introducir registros de auditoría claros y detallados que mejoran los controles internos 
  • Mejorar las relaciones con los proveedores
  • Ganar transparencia y visibilidad
  • Promover la productividad y mejorar la concentración de los empleados en actividades con valor agregado
  • Apoyar el crecimiento de la compañía y la agilidad de la empresa
  • Crear una cultura de mejora continua

¿Está interesado en obtener más información?

Temas relacionados

Proteger el futuro de su empresa  (Article)

Además de asegurarse de que las estrategias actuales estén bien enfocadas y que las operaciones estén sincronizadas, los propietarios de empresas también deberían mirar más allá del día de hoy para asegurarse de que los planes y los procesos sean efectivos para proteger los mejores intereses de sus empresas y sus familias a largo plazo.

La estrategia detrás de una mayor rapidez en los pagos  (Article)

Dos sistemas de pagos nuevos diseñados principalmente para empresas usan pagos rápidos con garantía de seguridad. Pero hay ventajas de procedimiento significativas que también pueden aprovecharse, lo que lleva a flujo de caja y beneficios competitivos.

La información provista no constituye asesoramiento legal, impositivo o financiero. BB&T espera que esta información le haya resultado útil pero no puede garantizar que sea precisa, actualizada o apropiada para su situación particular. Se proporcionan calculadoras financieras para ayudarle a estimar los costos aproximados asociados con cualquier actividad bancaria. Sus costos reales pueden variar. Debe consultar con un abogado o un asesor financiero calificados para entender cómo se aplica la ley a su situación económica particular o para obtener información financiera específica de su situación personal o comercial.

Branch Banking and Trust Company es Miembro de FDIC.