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Caja de seguridad en la era de los pagos electrónicos

Lo que distingue a un proveedor de servicio de caja de seguridad de calidad es su predisposición para corroborar con los clientes sus necesidades y personalizar un paquete de servicio. Y los cheques no van a marcharse tan rápido como se predice.

Beneficios para empresas nuevas y emergentes

Durante décadas, los servicios de caja de seguridad se han caracterizado por ofrecer la capacidad de ahorrar tiempo y dinero entre las herramientas de gestión financiera. Este entorno con altas tasas de interés que se convirtió en un medio para acelerar las cuentas por cobrar ha quedado en el olvido. Pero gracias a los adelantos tecnológicos y las fuerzas del mercado competitivo, otros beneficios de los servicios de caja de seguridad han cobrado relevancia, lo que los convierte en una solución más versátil para todos los usuarios y asequible para empresas más pequeñas.

Un factor que les da los servicios de caja de seguridad un atractivo continuo es la popularidad no perecedera de los cheques en papel. Los cheques para pagos al consumidor y empresa a empresa (B2B) no están desapareciendo tan rápido como lo predijeron los expertos de la industria. Siendo así, las empresas que dependen de los recursos internos para procesar cheques de forma manual, sin el beneficio de lo último en tecnología para cajas de seguridad, quizás no estén usando su departamento de contabilidad de la mejor manera.

Lo esencial y los beneficios de la caja de seguridad

Así es como funcionan los servicios de caja de seguridad: un apartado postal administrado por un banco funciona como punto de entrada para los pagos con cheques y los detalles de remesas, y la caja de seguridad se usa estratégicamente en puntos de cobro por correo centralizados y de alto volumen. Normalmente ese enfoque acelera la recepción de cheques enviados por correo en un día o dos, según las fuentes y los destinos.

Además, el proveedor de caja de seguridad completa varios cobros y depósitos de partidas al día en la cuenta bancaria del cliente para reducir aún más el fondo. Los cheques recibidos pueden combinarse con otros tipos de pagos, incluidos los pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y las transferencias electrónicas, para crear un único flujo de datos de contabilización para vincular con archivos de facturas de cuentas por cobrar (A/R) abiertas.

Este es un resumen de los beneficios básicos del servicio de caja de seguridad:

  • Los cheques se acreditan rápidamente en las cuentas de los clientes y se acelera la disponibilidad de los fondos.
  • El tiempo que el personal interno destinaba a hacer los depósitos de cheques ahora se destina a tareas más productivas.
  • El riesgo de depósitos demorados debido a la ausencia del empleado que procesa los cheques queda eliminado.
  • La probabilidad de robo o fraude por parte de los empleados que manejan los cheques se reduce a cero.
  • Las normas de cumplimiento de Control Organizativo de Servicio 1 (SOC-1) y las revisiones relacionadas de los proveedores de cajas de seguridad garantizan el cumplimiento estricto de los procedimientos rigurosos de seguridad y mantenimiento.

Personalización y tecnología avanzada

Un proveedor de servicio de caja de seguridad de calidad trabajará para entender las necesidades de los clientes y personalizará un paquete de servicio según sus especificaciones. Por ejemplo, los clientes que deseen la clasificación y categorización inicial de las partidas deberían acomodarse fácilmente.

Además, como los cheques y los documentos de remesas se escanean al recibirse, sus imágenes están disponibles para que el cliente pueda verlos en línea. Los datos complementarios que acompañan a los pagos se incorporan en el sistema de informe, y los clientes del banco pueden buscar por Internet todas las transacciones con facilidad. Eso facilita el proceso de excepción con base en las reglas comerciales del cliente y previene la publicación de partidas de excepción.

La tecnología de inteligencia artificial (IA), que cada vez más se aplica a las aplicaciones para empresas, pronto será adoptada por los proveedores de servicio de caja de seguridad más destacados. Aquellos que usan los sistemas que combinan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con la IA para escanear y hacer coincidir datos de remesas y documentación adjunta para abrir archivos de reclamaciones alcanzarán mayor velocidad y eficiencia con el paso del tiempo. Además, a medida que se acumulan más datos sobre pagos, el análisis predictivo mejorará la predicción de flujo de caja para los usuarios de cajas de seguridad.

A futuro, se espera que el fuerte apetito de inversión de la actualidad en iniciativas innovadoras de tecnología financiera y las empresas incipientes financien la investigación y el desarrollo de herramientas más potentes que mejoren los servicios de caja de seguridad.

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