Estar atento a resguardar la documentación en el departamento de tesorería en casos de desastre

Un aspecto clave de cualquier plan de continuidad de la empresa

Todas las empresas enfrentan desastres que podrían amenazar con interrumpir sus operaciones y causar estragos en su flujo de caja. La clave para sobrevivir a estos eventos podría muy bien ser la resiliencia de la función administrativa de la tesorería.

De hecho, un plan de continuidad de la tesorería bien documentado puede ayudar a la organización a anticipar las situaciones probables, a definir las medidas de respuesta y a reaccionar rápidamente de modo que usted pueda retomar las operaciones normales rápidamente y reactivar el flujo de caja.

Uno de los primeros pasos en la elaboración de un plan de continuidad de la tesorería es realizar una revisión detallada de las operaciones y documentar todos los procesos relacionados con el flujo de caja y cómo distintos desastres los afectarían.

Otro paso anticipado es definir todas las actividades de tesorería fundamentales, aquellas con las que usted no podría vivir un par de días si no están, y determinar cómo podría trabajar si se interrumpieran. Por ejemplo:

  • En caso de haya un desastre, ¿cómo cubrirá las nóminas y los desembolsos de pagos por comercialización con vencimiento?
  • ¿Cómo ingresaría dinero de su sistema de concentración de efectivo?
  • ¿Cómo administraría su situación relacionada con el efectivo?

Trabaje con su banco

Su banco puede ayudarle a sostener sus capacidades de continuidad a través de varias soluciones de administración de tesorería, que le permiten:

Hacer pagos a tiempo

Con las aplicaciones de banca móvil y en línea, puede usar su teléfono inteligente u otro dispositivo móvil para revisar la información, iniciar y aprobar transacciones, pagar facturas y administrar cuentas desde cualquier lugar donde tenga acceso a Internet.

Ante una catástrofe, también se beneficiará con las capacidades de preparación de pagos electrónicos que puede ofrecer su banco, esto incluye transferencias electrónicas y pagos de Cámara de Compensación Automatizada (CCA) que no lo dejan sujeto a las demoras del servicio postal. Por ejemplo, el depósito directo de las nóminas le permite depositar de manera electrónica el salario en las cuentas de los empleados y evitar las demoras de la distribución de los cheques de nómina.

Recolectar pagos

La captura de depósitos remotos le puede permitir al personal depositar los cheques en una cuenta bancaria en línea, cuando el transporte físico a una sucursal del banco resultaría desafiante.

Satisfacer necesidades financieras temporales

Hable con su agente de banca acerca de cómo establecer una línea de crédito suficiente como para mantener a flote a su empresa en caso de que el flujo de caja de los pagos de los clientes se vea reducido temporalmente.

Tener efectivo disponible

Si administra una empresa minorista con muchos recibos en efectivo, y debe hacer un cambio, planifique solicitarle a su banco dinero adicional anticipándose a los eventos climáticos desafortunados que se pronostican.

Hacer compras de emergencia

Las tarjetas comerciales pueden permitirle al personal esencial cubrir gastos de emergencia de la empresa.

Proteger los documentos importantes de la empresa

Los servicios de caja de seguridad pueden ayudarle a proteger sus documentos financieros y de la empresa importantes para que no sufran daños.

Evalúe para conocer el nivel de preparación

No es suficiente elaborar un buen plan y adoptar productos de banca útiles ante situaciones catastróficas. También es necesario capacitar al personal de tesorería en cada uno de los aspectos del plan, de modo que sepan qué hacer y cómo usar las herramientas que tienen disponibles.

No espere hasta que ocurra un desastre para evaluar si funciona su plan de continuidad de tesorería. Ponga a prueba su plan con regularidad, con simulaciones y ejercicios prácticos de recuperación.

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