Pautas de trituración y conservación de documentos

Para proteger su información personal y asegurarse de tener registros de actividades financieras clave, es importante que comprenda cómo y cuándo desechar los documentos financieros.

Deshacerse de registros financieros

  • Registros en papel: en el caso de los registros financieros que estén listos para desechar, puede proteger la información personal que puedan contener al triturarlos antes de arrojarlos a la basura. Si los tritura usted mismo, considere usar una trituradora de corte en cruz. Corta documentos en pequeños trozos y dificulta extremadamente la posibilidad de que un estafador los pueda unir. Si no tiene una trituradora, puede optar por los servicios de trituración comercial disponibles, además, varias instituciones financieras u organizaciones comunitarias organizan eventos públicos donde puede llevar sus documentos para triturarlos.
  • Registros digitales: los CD, los DVD y las unidades externas que contienen información personal también deben triturarse, destruirse o inutilizarse de alguna manera. Los discos duros de las computadoras merecen atención especial, ya que con solo borrar los archivos o reformatear el disco no se elimina definitivamente la información. Antes de desechar, reciclar o donar una computadora, se debe quitar el disco duro y destruirlo físicamente.

Guardar registros financieros

En cuanto a los registros financieros que debe conservar, tenga en cuenta que el tipo de documento determina generalmente cómo debe conservarse. Los documentos para guardar a largo plazo e incluso de manera permanente incluyen, entre otros:

  • Certificados de nacimiento
  • Acuerdos comerciales
  • Documentos relativos al divorcio o a la orden de custodia de los hijos
  • Documentos relativos al matrimonio
  • Historiales militares
  • Poderes notariales
  • Documentos del fideicomiso
  • Testamentos

Considere las siguientes pautas para saber cuánto tiempo debe guardar otro tipo de documentos financieros.

Documento

¿Durante cuánto tiempo debería conservarlo?

Recibos del cajero automático

Deseche los recibos del cajero automático ni bien los compare con el estado de cuenta

Estados de cuenta y cheques anulados

  • Conserve los cheques anulados que confirmen las deducciones de impuestos durante al menos 3 años
  • Conserve los estados de cuentas bancarias y los registros de cheques por el tiempo que pueda necesitar comprobantes de efectivo en caja o pagos de artículos importantes, o para revisar sus gastos

Recibos de las tarjetas de crédito y estados de cuenta

  • Guarde los recibos de las tarjetas de crédito hasta que esté seguro de que no deberá devolver ninguna compra y los haya comparado con los estados de cuenta
  • Guarde los estados de cuenta por 1 años por si hay alguna discrepancia, o si necesita devolver una compra o analizar sus gastos

Información financiera del hogar

Conserve las escrituras, hipotecas y la información de las mejoras para el hogar mientras sea propietario de la vivienda y, si corresponde, durante 3 años más por razones impositivas

Seguros

Las pólizas de seguro y la información sobre reclamaciones se deben conservar mientras la póliza esté vigente

Registros de inversión y estados de cuenta

Los registros de inversión deben guardarse para confirmar sus declaraciones de impuestos. La documentación de las compras y ventas (ya sean confirmaciones o estados de cuenta o declaraciones de corretaje que incluyan la información) debe guardarse por 3 años después de informar la venta en la declaración de impuestos. Puede resultarle útil conservar las declaraciones de corretaje durante varios años.

Recibos de cheques de sueldo

Es posible que necesite tener recibos de sueldo de lo últimos 3 meses si piensa solicitar un préstamo. De otra manera, puede descartar cada recibo de sueldo al recibir uno nuevo. Es importante triturar estos documentos si contienen información personal como número de seguro social y/o números de cuenta si usa depósito directo.

Declaraciones de impuestos y documentos

Existe un estatuto general de 3 años de limitación para sus impuestos. Esto significa que el IRS tiene 3 años desde que usted presenta su declaración para iniciar una auditoría. (No existen límites para las declaraciones fraudulentas). Por lo tanto, debe conservar los documentos que contengan elementos acerca de sus declaraciones de impuestos durante esos 3 años. Cada año puede deshacerse de los documentos que tengan ya 3 años, pero debe conservar permanentemente las copias de las declaraciones de impuestos.

Garantías

Guarde las garantías mientras posea el artículo cubierto o hasta que se venza la garantía

Obtenga ayuda

BB&T se compromete a proteger su información personal. Si sospecha que su información personal está en peligro, llame al 800-BANK-BBT (800-226-5228).

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