Las tarjetas de crédito para empleados ¿son adecuadas para mi pequeña empresa?

Si sus empleados cubren muchos de los gastos de su empresa con su propio dinero, quizás tenga que pensar en darles una tarjeta de crédito para empresas. Los empleados le agradecerán la comodidad y usted disfrutará de los beneficios.

Los beneficios

Por lo general, estas tarjetas están asociadas a una cuenta de tarjeta de crédito para empresas principal, con límites de gastos individuales para cada empleado.

Las tarjetas también pueden asociarse a un programa de recompensas, lo que le da a su empresa la posibilidad de ganar puntos para cubrir necesidades de gastos en el futuro. Y pueden incluir extras como seguro de responsabilidad civil, informes de gastos e incluso compatibilidad con programas de software de contabilidad, como Quicken® o QuickBooks®.

Pero, antes de darles las tarjetas de crédito para empresas a sus empleados, estos son algunos consejos para que tenga en cuenta.

Comunique las expectativas de forma clara

Sea claro respecto a las políticas y los procedimientos para usar una tarjeta de crédito para empresas (límites de gastos, restricciones, fechas de vencimiento de los recibos, requisitos de gastos aprobados previamente, etc.). Sea lo más específico posible y explique lo que puede y no puede hacer el empleado. Por ejemplo, ¿hay un límite en las comidas como parte del entretenimiento de los clientes? ¿Pueden los empleados usar la tarjeta para cargar combustible y pagar peajes?

Es importante que le informe a los empleados que usted revisará sus historiales de transacciones con regularidad, no solo para llevar un registro de los gastos, sino también para tener un mejor panorama de lo que necesita la empresa en el día a día.

Sea selectivo

Comience de a poco dándole tarjetas de crédito solo a unos pocos empleados clave. Es mucho más fácil que intentar darle una tarjeta de crédito a cada empleado. Y, si descubre que algunos empleados la usan poco, el reembolso puede tener más sentido.

Implemente procedimientos de protección

Explique claramente a los empleados que los gastos personales nunca deben cargarse a la tarjeta para empresas y asegúrese de que los empleados entiendan que nunca deben traspasar sus límites.

Establezca procesos claros para los recibos y las aprobaciones. Si desea que los empleados le presenten los recibos de las compras a fin de cada mes, o dentro de los 30 días de efectuada la compra, hágales saber cuáles son sus expectativas. Explique el protocolo para los gastos no aprobados, como cuánto tiempo tiene el empleado para "reintegrarle" a la empresa o cómo puede "defender" una compra.

Controle el uso de la tarjeta de crédito del empleado

Revise su programa de tarjeta de crédito para empresas todos los años para asegurarse de contar con los límites de crédito y las responsabilidades de compra adecuados para todos los titulares de tarjeta. Esta es también una excelente manera de analizar los tipos de compras que hacen sus empleados. Por ejemplo, ¿cuánto gastan en suministros de oficina? Si gastan mucho en lápices o tinta para impresoras, ¿puede comprar esos artículos al por mayor? Como puede ver, revisar las transacciones de los titulares de tarjeta puede ayudarle a administrar mejor los gastos y quizás ahorrar dinero a largo plazo.

A pesar de que confía en los empleados que tienen las tarjetas, aún así debería revisar sus transacciones para asegurarse de que usen la tarjeta con responsabilidad y dentro de las políticas definidas. Su empresa es responsable de las compras, y las políticas y los procedimientos claros ayudará a los empleados a saber qué compras están autorizadas y qué ocurrirá si hacen compras que no lo están. Algunas entidades emisoras de tarjetas también aplican controles a las tarjetas que les permiten a los administradores fijar los límites en las tarjetas.

¿Por dónde comienzo?

Si actualmente usa una tarjeta de crédito para empresas, hable con su prestamista sobre ampliar su límite de crédito para solicitar otras tarjetas para empleados. Recuerde preguntar por las cargos asociados; la mayoría de los proveedores ofrecen las tarjetas para empleados sin cargo adicional.

Permitir que sus empleados usen tarjeta de crédito para empresas es una decisión importante, no la tome a la ligera. Establezca y comunique las políticas y los procedimientos necesarios para un programa exitoso antes de darle una tarjeta a alguien y luego controle el programa sistemáticamente.

¿Necesita más perspectivas empresariales?

¿Está listo para comenzar a explorar?

Las tarjetas de crédito para empresas están sujetas al tipo de empresa y a la aprobación de crédito.

La información provista no constituye asesoramiento legal, impositivo o financiero. BB&T espera que esta información le haya resultado útil pero no puede garantizar que sea precisa, actualizada o apropiada para su situación particular. Debe consultar con un abogado o un asesor financiero calificados para entender cómo se aplica la ley a su situación económica particular o para obtener información financiera específica de su situación personal o comercial.

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