Administrar su pequeña empresa en tiempos del coronavirus

Cómo gestionar durante el brote del virus y la contención de la crisis

El coronavirus ha cambiado drásticamente la vida de todos en los Estados Unidos y el mundo. Las cancelaciones, los cierres y los cambios operativos se están agilizando para posibilitar el distanciamiento social. Si pensamos bien todo lo que implica sostener y continuar con la operación de su empresa durante esta crisis, usted estará mejor preparado para ayudar a sus clientes, sus empleados y la comunidad.

Por este motivo, los empresarios deben analizar las fuentes de riesgo y las medidas más efectivas para seguir operando la empresa, preservar la salud de los empleados (y la empresa) y soportar la crisis económica. Hay recursos oficiales para que las empresas estén actualizadas con las últimas noticias sobre el brote del coronavirus y las medidas recomendadas. Siga atentamente estos recursos junto con nuestra lista de preguntas y medidas para poner en marcha su planificación:

Mientras usa la lista de consideraciones y medidas que exponemos a continuación para llevar a cabo su planificación, el equipo de Truist le brindará ayuda y asistencia a su empresa durante la crisis del coronavirus. Ya sea para evaluar sus necesidades de dinero en efectivo, planificar todo para las próximas semanas y meses, o buscar servicios bancarios que le brinden asistencia durante esta crisis, hable con su ejecutivo de Truist para obtener ideas y para ver de qué manera podemos ayudarlo.

Efectivo y liquidez

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

¿Cuál es su volumen de operaciones en efectivo?

¿Cómo puede ajustar sus necesidades durante la crisis?

  • Si su empresa opera mucho con efectivo, trate de comenzar a hacer transacciones con tarjetas de crédito para que sus clientes se despreocupen del contagio del virus a través del dinero
  • Manténgase en contacto permanente con su servicio de mensajería para garantizar continuidad
  • Para conservar su dinero en efectivo, restrinja los controles de los gastos discrecionales y haga un seguimiento de los cobros y las cuentas por pagar
  • Priorice los gastos semanales/mensuales habituales y suspenda las compras prescindibles
  • Elabore un plan para procesar sus finanzas de manera constante, y opte por las transacciones electrónicas, siempre que sea posible, y el acceso remoto con los controles pertinentes
  • Planifique sus necesidades a corto y largo plazo
  • Establezca los límites de sus préstamos y tarjetas de créditos
  • Asegúrese de tener acceso a fondos para el pago de nóminas, inventarios y gastos generales de la empresa
  • Las finanzas de una empresa están muy ligadas a las de su propietario
  • Tenga en cuenta el impacto que tendrá en sus finanzas personales la compensación y las reducciones de distribución, así como su capacidad de ampliar el capital para cubrir los déficits
  • Comuníquese con sus ejecutivos bancarios, inversores y asesores para ponerlos al tanto de su situación; prepárelos para necesidades futuras  de capital y evite sorpresas

Planificación de su empresa

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

¿Cómo puede planificar para los cambios y las oportunidades que surjan de la crisis?

  • Calcule el impacto de la crisis y el cambio en las operaciones de ventas y flujo de caja. Ocúpese de actualizar con frecuencia sus perspectivas según las novedades que vayan surgiendo sobre la crisis y sus finanzas.
  • Revise su plan de emergencia financiera con empleados clave, administradores, asesores y la gerencia. Consulte su seguro de interrupción de actividad comercial para conocer su cobertura durante la crisis.
  • Establezca medidas de protección contra fraude y refuerce la vigilancia de sus empleados, ya que con toda interrupción en las operaciones empresariales las compañías son más vulnerables al fraude
  • Tenga bien presentes sus objetivos a largo plazo. Las disrupciones pueden generar oportunidades para negociar ofertas de equipamiento, servicios contratados, materias primas o adquisiciones que podrían promover sus objetivos de crecimiento o rentabilidad.

Participación de los clientes

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

¿Los clientes van a sus locales comerciales?

¿Sus ventas se hacen mediante llamadas personalizadas a sus clientes?

  • Establezca nuevos horarios para sus empleados y sus locales según los cambios que se esperan. Casi nadie tiene experiencia en una crisis como esta, así que prepárese para los cambios rápidos que se puedan hacer.
  • Promueva las ventas a través de su sitio web, Internet y centros de llamadas. Asegúrese de que la tecnología y la infraestructura con la que cuenta para el comercio electrónico estén preparadas para un aumento de tráfico.
  • Limite el acceso de los clientes a un sector de sus locales. Fomente los pedidos anticipados y los retiros para minimizar el contacto entre clientes y empleados.
  • Haga una limpieza profunda todos los días y en todos sus establecimientos. Aumente la frecuencia de limpieza en áreas de mayor circulación e informe a sus clientes sobre esta medida.
  • Mantenga una comunicación permanente con sus clientes a través de las redes sociales y los canales digitales para destacar su respuesta ante la crisis. Manténgalos actualizados sobre sus operaciones y adelántese a todo.

Entorno de trabajo y personal

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

¿Cuáles son los lugares donde su empresa depende de la presencia de personal para continuar operando?

  • Revise los roles y las responsabilidades de cada miembro del personal con un plan de contingencia para reemplazos y reasignación de tareas comunes y compartidas para cubrir ausencias.
  • Ordene a los empleados enfermos a quedarse en sus hogares. Considere modificar las licencias por enfermedad para garantizar que el personal afectado tenga incentivos económicos para quedarse en su casa. Identifique la población de empleados con mayor riesgo sanitario y siga el protocolo de salud para protegerla.  (Los CDC(opens in a new tab) son una fuente confiable).
  • Establezca políticas de contratación de personal para gestionar el ausentismo de padres de niños que no asisten a la escuela, empleados que tienen familiares enfermos a cargo y personas que están en cuarentena y deben permanecer aislados por posible contagio. Considere las formas en las que puede ayudarlos.
  • Agilice la implementación de tecnologías de trabajo desde el hogar, como el acceso remoto a archivos y sistemas centrales, las telecomunicaciones y las reuniones virtuales. Refuerce las medidas de acceso seguro (acceso a la red privada virtual, cifrado, etc.) para proteger su información y la de sus clientes. Actualice las instrucciones y el control del personal.
  • Agregue informes diarios sobre la gestión del personal para controlar la capacidad de su fuerza de trabajo e identificar faltas de cobertura
  • Cancele o limite sus viajes de trabajo y conferencias presenciales
  • Prepárese para un aumento en las llamadas de clientes que necesitan información o asistencia; garantice personal adicional y soporte tecnológico
  • Busque un sitio de respaldo remoto para sus operaciones en caso de cuarentena

Proveedores y asociados

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

¿Con cuánto inventario cuenta y cuál es la disponibilidad de sus proveedores?

¿De qué manera seguirán operando sus asociados?

 

  • Comuníquese con sus proveedores más importantes para conocer sus planes y el impacto en la disponibilidad de los pedidos, entregas y confiabilidad. Conozca su lugar en la lista de prioridades de cada proveedor. 
  • Prepárese para demoras en la cadena de abastecimiento con planes para anticiparse a problemas, identificar otros proveedores y modificar sus operaciones en caso de interrupciones 
  • Comprenda los riesgos comerciales de sus asociados, conozca sus planes de continuidad y con el personal. Sume su organización a planes para casos de déficit financiero. 
  • Fomente entre sus proveedores y asociados la limitación de visitas personales mediante el uso de tecnología y operaciones remotas
  • Informe a sus proveedores y asociados sus planes operativos, y manténgalos actualizados sobre las modificaciones en sus ventas, operaciones y necesidades durante la crisis

Directivos bien informados

¿Está en riesgo? ¿Qué puede hacer?

Sus fuentes de información sobre el brote y la economía, ¿son confiables y objetivas?

¿Qué conexiones tiene con las pautas locales y de la industria?

 

  • Manténgase bien informado sobre los desarrollos a través de fuentes confiables (como los CDC, las agencias de gobierno local y estatales, y los grupos industriales). Implemente los protocolos y las medidas impulsadas por el gobierno.
  • Acceda a diversos medios locales y nacionales para mantenerse informado y al día con los últimos desarrollos del brote
  • Siga de cerca las respuestas de la competencia y de sus asociados ante la crisis, para informar sus medidas
  • Establezca comunicaciones corporativas habituales sobre la crisis, su impacto en la empresa y las medidas que lleva adelante. Use medios sociales y digitales internos junto con formatos de texto, voz y video para llegar al personal que trabaja desde sus oficinas y en forma remota. Instale Skype (Facebook Live, ZOOM, etc.) para videoconferencias.
  • Haga anuncios públicos regularmente en la página de Facebook o el sitio web de su compañía
  • Considere las formas en las que su organización puede ofrecer tiempo o recursos para ayudar a las personas necesitadas en su comunidad

Prepárese para atravesar el brote del coronavirus

Hable con su gerente de relaciones de BB&T sobre el impacto en su empresa, o sobre las formas en las que podemos ayudarlo. 

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La información provista no constituye asesoramiento legal, impositivo o financiero. BB&T espera que esta información le haya resultado útil pero no puede garantizar que sea precisa, actualizada o apropiada para su situación particular. Debe consultar con un abogado o un asesor financiero calificados para entender cómo se aplica la ley a su situación económica particular o para obtener información financiera específica de su situación personal o comercial.

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