Opciones de nómina para su pequeña empresa

Todas las empresas, grandes o pequeñas, deben administrar la nómina en forma efectiva. Si una pequeña empresa no les paga a sus empleados a tiempo, o correctamente, podría haber consecuencias legales como también una mayor rotación de empleados.

Consideraciones de la nómina

La nómina es algo más que solo asegurarse de que sus empleados reciban su pago a tiempo. También incluye lo siguiente:

  • Cumplir con las leyes laborales, salariales e impositivas vigentes, desde retenciones sobre el salario hasta el pago de los impuestos sobre la nómina
  • Actualizar y llevar un registro de las licencias por enfermedad y las vacaciones de los empleados
  • Ajustar la nómica conforme a los aumentos salariales (o recortes salariales) de los empleados
  • Presentar embargos sobre el sueldo si es necesario

La función de la nómina incluye cualquier problema relacionado con la compensación obligatoria. Si no puede completar estos servicios correctamente o a tiempo, debería considerar la terciarización de la nómina, ya sea en parte o en su totalidad. La mayoría de los proveedores de servicios de nómina ofrecen dos tipos de procesamiento de nómina: nómina de servicio completo o servicios de nómina internos. Veamos en mayor profundidad cada uno.

Proveedor de servicio de nómina completo

Lo espectacular de terciarizar toda la función de nómina es que todo se hace por usted. Usted no tiene que pensar en nada. Por un cargo mensual, usted solo envía la información de los empleados y otros detalles obligatorios a su proveedor de servicio de nómina, y este se ocupa del resto. Estos son algunos de los servicios frecuentes que puede recibir de un proveedor de servicio de nómina completo:

  • Preparar y presentar impuestos de forma electrónica, y recibir notificaciones sobre impuestos (como los formularios 1099 y W-2)
  • Ofrecer acceso móvil y por Internet a informes de empleo y otra información, que tanto usted como sus empleados pueden descargar directamente
  • Preparar y cortar cheques de sueldo, y luego enviarlos por correo o entregarlos para pagos por depósito directo
  • Preparar y hacer los depósitos de impuestos y los pagos en nombre de su empresa
  • Prestar servicios de pago de retenciones
  • Ofrecer herramientas de administración de recursos humanos y gestionar los registros de horas y mano de obra (incluidos los empleados nuevos)
  • Mantener el Seguro de Desempleo Estatal (SUI) actualizado e incluido en los cheques de nómina y otros registros

La mayoría de los proveedores de servicio de nómina le asignarán a un especialista en nómina de tiempo completo para que le ayude con las preguntas que puedan surgirle.

Nómina interna

Es posible que su pequeña empresa solo tenga unos pocos empleados o quizás solo usted. En este caso, un proveedor de servicio de nómina completo no tendría mucho sentido. Pero muchos propietarios de pequeñas empresas usan algunos de los servicios que ofrecen los proveedores de servicio completo para cubrir las cosas más importantes, por un cargo mensual bajo. Estas son algunas de las cosas en las que le ayudaría un proveedor de servicio de nómina y por las que lo contraría:

  • Llevar un registro de sus pagos de impuestos y formularios por Internet para que no se le pasen detalles ni fechas importantes
  • Recibir recordatorios trimestralmente cuando estén por vencer los pagos de impuestos y enviar electrónicamente los impuestos sobre la nómina
  • Recibir formularios impositivos para completar listos para firmar y enviarlos ya sea por correo o por vía electrónica
  • Pagar a sus empleados por depósito directo o crear e imprimir sus propios cheques de nómina
  • Revisar los informes de nómina en línea y luego exportarlos al software de su pequeña empresa

Elija la mejor opción para usted

Asegúrese de comparar y buscar el proveedor de servicio de nómina adecuado para su empresa, no todos los proveedores son iguales. Tenga en cuenta estas tres cosas a la hora de buscar: los servicios que necesita, el acceso y el costo. Hable con su contador (u otras personas en su industria que utilicen proveedores de servicio de nómina) para tener recomendaciones. Cualquiera sea la opción y el proveedor que elija, terciarizar la nómina le permitirá concentrarse en las operaciones diarias de su empresa, y no en la nómina.

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La información provista no constituye asesoramiento legal, impositivo o financiero. BB&T espera que esta información le haya resultado útil pero no puede garantizar que sea precisa, actualizada o apropiada para su situación particular. Debe consultar con un abogado o un asesor financiero calificados para entender cómo se aplica la ley a su situación económica particular o para obtener información financiera específica de su situación personal o comercial.

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