6 consejos para evitar los errores comunes en la nómina

Las tareas relacionadas con la nómina pueden ser agotadoras y requerir bastante tiempo. Y los errores pueden ser costosos, en especial si tienen un nivel de gravedad que supone sanciones regulatorias.

1. Establezca con cuidado su sistema de nómina y actualícelo con regularidad

Tómese el tiempo de ingresar los datos correctos de los empleados, los montos de retención impositiva y la información del pago. Al hacerlo, evitará pagarles a los empleados un monto incorrecto y estará libre de errores en el largo plazo.

2. Pague a sus empleados a tiempo

Si desea que sus empleados estén motivados y productivos, tiene que asegurarse de pagarles en la fecha estipulada. Además, si les paga con demora o si no les paga en absoluto, tendrá que retractarse y eso probablemente lo lleve a generar errores en la nómina.

Si resulta que no puede llevar al día la nómina, es posible que sea momento de contratar un servicio de procesamiento de nómina que lo ayude. Ellos se ocuparán lo mucho o poco que desee (por un cargo). Pero valdrá la pena para que tenga tiempo libre y pueda asegurarse de que sus empleados reciben el monto de pago correcto, a tiempo.

3. Pague los impuestos sobre la nómina a tiempo

Una vez que ha descontado los impuestos sobre la nómina de sus empleados y aportado su porción, debe comunicar esta información a las autoridades locales, estatales y federales. Asegúrese de pagarles a tiempo, de lo contrario puede terminar pagando una penalización del 15% al IRS (que puede ser bastante elevada).

4. Mantenga actualizados los registros de nómina

Los registros de nómina deberían actualizarse regularmente (planillas de asistencia, cuentas de gastos, copias de formularios W-2, entre otros registros). Todos estos documentos deberían estar disponibles para que el IRS los revise y deberían actualizarse al menos cada 4 años.

5. Clasifique a sus empleados correctamente

Si acude a contratistas independientes, les pagará de forma diferente que a sus empleados regulares de tiempo completo o medio tiempo. Así que tenga cuidado de no "clasificar incorrectamente" a los empleados como contratistas independientes para evitar pagar impuestos sobre la nómina. Si lo hace, terminará pagando impuestos retroactivos sobre la nómina.

6. Exhiba los carteles correspondientes

Hay ciertos carteles que debe exhibir por ley en el lugar de trabajo. Si no está seguro de cuáles son, eche un vistazo al Asesor FirstStep del Departamento de Trabajo para recibir ayuda. Si tiene empleados que trabajan desde casa, es posible que también tenga que enviarles por correo una copia de los carteles o proporcionarles un enlace con esa información.

Conclusión

Si sigue estos pasos, podrá evitar los errores comunes en la nómina que cometen la mayoría de las pequeñas empresas. Si necesita más ayuda con su nómina, podría ser una buena idea hablar con un especialista en nómina o contratar un servicio de nómina para que lo ayude.

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La información provista no constituye asesoramiento legal, impositivo o financiero. BB&T espera que esta información le haya resultado útil pero no puede garantizar que sea precisa, actualizada o apropiada para su situación particular. Debe consultar con un abogado o un asesor financiero calificados para entender cómo se aplica la ley a su situación económica particular o para obtener información financiera específica de su situación personal o comercial.

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